Panduan UPT di STIKOM Surabaya

BAGIAN KEMAHASISWAAN

Visi :

Menigkatakan soft skill mahasiswa menuju STIKOM Surabaya yang berkualitas unggul dan terkenal

Misi :

Memberikan pembinaan dan pelayanan kepada mahasiswa untuk mewujudkan atribud soft skill yang sesui dengan nilai dan budaya STIKOM.

Tujuan :

-   Menjadikan STIKOM Surabaya sebagai kampus yang berkualitas unggul dan terkenal melalaui prestasi mahasiswa di bidang penalaran dan bakat minat baik tingkat nasional maupun internasional.

-  Menigkatkan kesejahteraan mahasiswa melalui penigkatan layanan pada aktifitas kemhasiswaan dan ormawa

-     Peningkatan soft skill mahasiswa melalui aktifitas non akademik yang terencana

Personil bagian kemahasiswaan :

-         Kepala bag.kemahasiswaan : Nurhesti Esha Dwirini

-         Sie admin pelayanan dan kesejahteraan mhs : Ditya Martinigtyas

-         Sie. Penalaran mhs : Linda Windya

-         Sie. Bakat minat mhs : Moh. Al Hafidz

Bagian kemahasiswaan memiliki penilaian tersendiri terhadap aktifitas mahasiswa di bidang non akademik yang di sebut standart soft skill kegioatan mahasiswa SSKM.

SSKM adalah angka satuan ukuran untuk menilai sreluruh kegiuatan prestasi mahasiswa dan kemajuan dalam bidang non akademoik baik kegiatan di dalam kampus maupun di luar kampus.

Kegiatan di Kemahasiswaan :

-         Pengisian SSKM

-         Pelaporan barang hilang

-         Peminjaman barang KMHS

-         Konsultasi mahasiswa

-         Kepengurusan kegiatan di kampus

-         Penempelan informasi di madding

1) Proses Pelaporan Kehilangan Barang

   a) Pertama cari tahu dimana barang anda hilang bila hilang di kampus, datangi UPT yang bersangkutan apakah menemukan barang anda apa tidak

   b) Bila tidak datangi pihak kemahasiswaan untuk meminta form kehilangan barang

   c) Kemudian isi form tersebut dan pihak kemahasiswaan akan memprosesnya dengan cara memberikan pengumuman di madding.

      Catatan :

      Disarankan setelah ini memberiakan publikasi sendiri agar proses pencarian lebih cepat

   d) Setelah itu tunggu dan berdoalah agar barang anda kembali. Bila kembali pihak kemahasiswaan akan menghubungi anda.

2) Proses Peminjaman Barang Kemahasiswaan

a) Datangi pihak kemahasiswaan dan beritahun maksud anda.

b) kemudian pihak kemahasiswaan akan memberikan form untuk di isi, jadi isilah form tersebut.

c) Setealah di isi ambil barangnya dan jaga sampai acara anda selesai dan juga periksa apakah barangnya   berfungsi.

d) Pada saat mengembalikan anda akan di suruh untuk mengisi formnya lagi untuk bukti barang telah kembali.

3) Proses Pengisian SSKM

   a) Datangi petugas KMHS dan katakana maksud anda

   b) Setelah itu isi SSKM mahasiswa pada computer yang disediakan

       Catatan :

    Sebaiknya pengisian SSKM dilakukan setelah acara berlangsung, hal ini dimaksudkan agar tidak ada kelupaan untuk mengisi poin SSKM 

AAK

AAK singkatan dari Administrasi Akademik Kemahasiswaan yang terletak di lantai 2 gedung merah STIKOM Surabaya. Yang memiliki struktur organisasi :

         Ketua:   Vivine Nurcahyawati, S.Kom., OCA

         Angggota :

-   P. Khoirul Menangani Presensi mahasiswa dan Dispensasi

-   B. Tasya Menangani Kehadiran dosen

-   P. Ali Menangani Registrasi dan Surat menyurat

-   P. Sapta Menagani Registrasi dan Surat menyurat

-   B. Neti Menagani Ijazah dan Yudisium

-   B. Diana Menangani Ujian ( Nilai dan Soal )

Keterangan pasal dalam AAK :

PASAL 11

Mengenai pembayaran dan sanksi keterlambatan pembayaran.

PASAL 12

Mengenai Registrasi (Mahasiswa Aktif). Jika tidak melakukan registrasi selama 2 semester maka semester ke 3 dianggap DO

PASAL 15

IPS = IP semester untuk semester 2 jika IP > 2,00 maka dapat menggambil bidang study selanjutnya.

Membatalkan KRS bukan berarti mengganti namun menghapus, kecuali Mata Kuliah benar-benar sudah di hapus.

Pembatalan KRSdi lakukan dari Minggu pertama sampai minggu ke 4 kuliah. Dapat di lakukan di SIIS.

PASAL 16

Untuk mengurus ijin max tujuh  hari setelah perkuliahan yang ditinggalkan. Harus menyertakan surat permohonan dan Bukti kepada Kepala Bag AAK yang dh setujui oleh prodi.

Kegiatan di AAK :

-                                 Registrasi dan Her Registrasi

-                                 Perwalian

-                                 Perkuliahan

-                                 Ujian

-                                 SP

-                                 Yudisium

-                                 Tutup Semester

1) Proses Perwalian :

   a) Masuk ke perwalian.stikom.edu.

   b) Kemudian pilih MK yang anda pilih setelah dipilih klik accept dan keluar dari situs.

   c) Setelah itu datangi dosen wali anda untuk di approve MK pilihan anda. Bila tidak di approve proses kembali ke             awal.

   d) Setealah itu langsung ke AAK untuk meminta printnya. Bila AAK tidak mau silahkan print sendiri

   e) Setelah itu menuju ke dosen wali untuk di tanda tanganin dan anda juga harus tanda tangan.

      Catatan :

   Untuk perwalian online langkah yang di ambil sama hanya saja anda harus membuat surat kuasa untuk dosen wali anda dan langkah d dan e tidak usah di lakukan karena anda berhalangan hadir di kampus sebagai gantinya minta konfirmasi lewat telepon saja

2) Proses pengambilan SP :

   a) Transfer sejumlah uang yang di perlukan ke rekening STIKOM SURABAYA.

   b) kemudian berikan buktinya ke pihak keuangan untuk diproses

   c) Setelah di proses masuk  ke siis.stikom.edu untuk memilih MK pilih menu lain-lain.

   d) Setelah dipilih langsung menuju ke AAK untuk meminta print MK apa yang dipilih dengan cara memberikan           KTM anda

   e) Setelah di print tanda tangani suratnya dan anda juga minta tanda tangan dari petugas terkait.

 3) Proses Meminta Transkip Nilai, IPK Semester Dulu, MK yang dipilih, dan Surat Keterangan Mahasiswa Aktif :

   a) Masuk ke siis.stikom.edu

   b) Pilih menu lain-lain

   c) Kemudian klik apa yang anda butuhkan.

   d) Setelah itu tunggu selama 2 hari kemudian menuju ke AAK untuk memint printnya

4) Proses Dispensasi :

   a) Form dispensasi bisa didapatkan di kemahasiswaan.

   b) Setelah didapatkan isi form dispensasi

      Catatan :

   Form dispen harus di isi dengan nama lengkap anda, nim anda, mata kuliah yang bertabrakan dengan acara yang anda lakukan, jam kuliahnya, tanggalnya. Ingat mata kuliah yang di dispensasi  adalah mata kuliah yang pada hari itu jamnya bertabrakan dengan kegiatan anda. Dan form dispensasi disarankan hanya diberikan kepada panitia kegiatan atau pada peserta bila kegiatan itu wajib di ikuti. Misalnya kegiatan outbond di luar.

   c) Setealah di isi berikan form dispensasi anda ke PIC kegiatan anda agar di tanda tangani.

   d) Kemudian berikan form dispensasi ke pihak kemahasiswaan untuk di ACC.

   e) Kemudian berikan form dispensasi ke pihak AAK untuk dip roses lebih lanjut.

      Catatan :

            Ketika anda mendapatkan dispensasi artinya ketidak masukan anda pada kuliah yang bertbrakan dengan acara anda akan tetap di anggap hadir. Dan sebaiknya kepengurusan dispensasi dilakukan sebelum UAS atau sebaiknya selambat- lambatnya H+7 setelah kegiatan anda.

Keuangan

Keuangan adalah salah satu unit di STIKOM Surabaya yang mengurus pembayaran BOP, BP, SP, dll. Letaknya berada di Gedung Biru Lt. 2 STIKOM Surabaya. Yang memiliki struktur organisasi :

-               Kabag Keuangan : Ratnawati Budi Ngastiti, Bc.Kn.

-               Esti Saptarina

-               Yuli Setiyo Suryo Andari, AP.

-               Yuvita, S.E.

Kegiatan di Keuangan :

-         Proses berbagai macam pembayaran mahasiswa

-         Penghentian debet

-         Pelaporan rekening baru

 Proses pembayaran :

   a) Transfer ke rekenging STIKOM untuk pembyaran BOP, BP, SP, dll

   b) Berikan bukti pembayaran ke petugas keuangan

      Catatan :

      Untuk yang mengalami debet otomatis tida perlu melakuakan proses ini. Ingat debet otomatis hanya dilakukan 2 kali untuk tunggakan suatu bulan bila pendebetan yang pertama gagal, bila yang kedua gagal tidak ada pendebetan yang ketiga. Jadi harus di lakukan secara manual.

 

Perpustakaan Stikom Surabaya

Perpustakaan STIKOM SURABAYA bukan saja sebagai sarana untuk memperoleh ilmu pengetahuan dari literatur-literatur yang tersedia akan tetapi perpustakaan juga mampu memberikan nilai tambah kepada sivitas akademika untuk menumbuhkan sikap mandiri dalam proses pembelajaran. Perpustakaan Stikom Surabaya berada di Lt. 1 Gedung Merah Stikom Surabaya. Struktur Organisasinya :

- Kabag Perpustakaan : Tri Sagirani, S.Kom, M.MT

-  Resensi Koleksi, Bibliografi, dan Administrasi : Hotria Nadeak, SMIP

-  Koordinator Sirkulasi : Deasy Kumalawati, S.Pd

-  Referensi & Pelayanan Publik, IT Support : Agung Prasetyo W., AP

-  Referensi & Pelayanan Publik : Annuh Liwan Nahar

-  Koordinator Pengadaan & Pengolahan : Rr. Erna Joeniawati, Ir

-  Pengolahan Koleksi Buku : Totok Kariono, S.Sos

-   Pelayanan CT : Kusaeri

-                        Administrasi Umum : Sugeng Hartono

Kegiatan di Perpustakaan :

-  Literasi

- Peminjaman buku

-  Pengembalian buku

-  Penambahan koleksi buku

-         Tempat seminar

1) Proses Peminjaman Buku :

   a) Ambil buku yang anda butuhkan

   b) Scan barcode KTM anda di meja barcode

   c) Kemudian scan barcode buku yang anda pinjam

   d) Scan lagi KTM anda

   e) Isi lembar kertas di buku yang anda pinjam dengan NIM dan nama anda

   f) Kemudian berikan buku dan KTM dengan petugas yang bersangkutan

2) Proses Pengembalian Buku :

   Berikan buku kepada petugas yang bersangkutan

3) Proses Peminjaman Perpustakaan Stikom Surabaya :

   a) Datangi pihak perpustakaan yang berada di dekat pintu masuk perpustakaan. Beritahu pihak perpustakaan tentang kegiatan anda.

      Catatan:

      Perpustakaan berda di lantai 1 belakang lift. Biasanya yang ditanyakan adalah nama kegiatan anda, organisasi yang mengadakan kegiatan itu, pembicaranya siapa, jam dan tanggalnya, dan berapa orang yang mengikuti kegiatan ini.

   b) Setelah semua itu pihak perpustakaan akan menawari anda apakah mau dipublikasikan juga, bila iya pihak perpustakaan akan mempublikasikannya di internal kampus atau external kampus bahkan keduanya. Tergantung dari acara anda sendiri. Tetapi bila ini terjadi anda masih diperbolehkan untuk mempublikasikan acara anda sendiri atau bisa meminta bantuan humas STIKOM untuk mempublikasikan acara anda

4) Proses Literasi :

   a) Datangi petugas terkait dan katakan maksud anda

   b) Berikan KTM anda kepada petugas tersebut

   c) Masuk keruangan yang di tunjukan dan lakukan literasi

   d) Bila telah selesai keluar dan ambil kembali KTM anda

Administrasi Umum

Administrasi Umum (AU) adalah tempat dimana kita bisa meminjam ruang, peralatan, dan fasilitas STIKOM untuk acara yang kita adakan. AU terletak di Lt. 2 Gedung Biru STIKOM Surabaya. Dimana Struktur Organisasinya:

-         Kabag AU : Rudi Santoso, S.Sos

-         Suwarno

-         Manan

-         Sukadi

-         Mat Husen

-     &nbrp;    Heri Pratikno, S.T.

-         Radik Mindo Basuki

-         Samuji

-         Dwi Budiantoro Suhandono, A.Md.

-         Imam Hanafi

-         Muryadi

-         Paino

-         Hadrianus Muliono Marison

-         Nanang Hadi Ismanto

-         Achmad Zainul Malik

-         Faisal Reza

-         Wita Arizana, A.Md.

-         Susanto

-         Achmad Harioko

-         Yohanes Gabriel Yanuar, S.T.

Kegiatan di AU :

-         Mengurus fasilitas STIKOM

-         Memperbaiki fasilitas STIKOM

-         Memperbarui fasilitas STIKOM

-         Meminjamkan fasilitas STIKOM

Peminjaman Fasilitas Stikom Surabaya

   a) Ambil Form AU bisa di dapatkan di Administrasi Umum.

       Catatan:

      Sebelum mengambil tanyakan dulu apakah tanggal kegiatan anda ruangan yang anda butuhkan kosong apa tidak, bila iya ambil form AU.

     b) Bila sudah di ambil isi form itu dengan kegiatan anda yang berada dimana, mulai jam berapa, selesai jam berapa, tanggalnya, dan benda apa saja yang dibutuhkan  kemudian tanda tangani.

   c) Setelah di isi berikan ke pihak ke pihak kemahasiswaan untuk di ACC.

       Catatan :

      Sebelum diberikan kepihak kemahasiswaan sebaiknya tanyakan ke pihak AU apakah semua barang itu tersedia dan bila ia baru berikan ke pihak kemahasiswaan. Dan bila anda ingin mendesain ruangan kegiatan di sarankan anda bicarakan dulu dengan PU yang bersangkutan. Utuk peminjaman mobil anda akan di suruh ke Pak Budianto untuk meng cross chek apakah kendaraannya ada apa tidak.

   d) Setelah itu kembali ke lantai 2 untuk di ACC oleh pihak AU.

   e) Bila sudah foto kopi formnya dan berikan ke kemahasiswaan, AU, bagian Panel, PU yang bersangkutan.

       Catatan :

      PU yang bersangkutan adalah PU lantai tempat acara anda dilaksanakan. Bagian Panel ruangnya berada di lantai 1 samping kamar mandi cewek. Bila di lantai 6 berikan kepada pengurus Lab lanatai 6. Dan bila meminjam kelas anda juga harus memberikannya ke petugas AAK.  Bila acaranya outdoor berikan juga ke satpam depan. Ingat yang diberikan hanya fotokopi anda membawa yang asli.

      Untuk meminjam benda ke suatu prodi anda tidak perlu melewati AU cukup membuat surat peminjaman yang di tanda tangani oleh Kaprodi tempat anda meminjam barang, dan juga ada tanda tangan dari ketua acara atau coordinator perlengkapan, dan bila kaprodinya meminta anda juga harus meminta tanda tangan dari Kepala Bagian Kemahasiswaan dan Alumi. Ingat semua proses ini lakukan jauh- jauh hari dari acara anda.